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Atualmente muito se fala sobre a organização de ambientes residenciais (o que tornou a profissão de personal organizer mais conhecida) e a pergunta que fica é se essa organização também não deveria ser foco nas organizações. Trabalhar em um ambiente desorganizado pode não ser agradável e nada motivador, gerando insatisfação dos colaboradores.

Após a Segunda Guerra Mundial, o mundo começou a viver esse conceito de organização através do aclamado Programa 5S. Nesse programa, uma das etapas – o SEITON (senso de arrumação) já enfocava a necessidade de um espaço organizado, através da disposição dos materiais em uma ordem que permitia um melhor fluxo do trabalho.

O 5S estabelece que documentos e equipamentos devem ser deixados em lugares de fácil acesso e agrupados conforme sua necessidade de utilização, possibilitando a racionalização de tempo e movimentos, reduzindo o retrabalho e o desperdício de recursos.

As organizações evoluíram ao longo das últimas décadas, as fronteiras dos países se abriram, o 5S foi consagrado como um método organizacional e agora devemos atualizar um pouco o conceito, agregando a ele alguns princípios da sustentabilidade.

Um dos principais pontos a serem abordados é a pouca ou a não utilização de papel. Na era dos netbooks, tablets e smartphones, os impressos cada vez mais deixam de ser necessários, resultando na redução e prevenção de impactos ambientais.

A utilização da tecnologia e a redução no uso do papel possibilita uma arrumação mais assertiva, melhorando, também, o aspecto visual de mesas, armários e arquivos. É evidente que muitas áreas ainda precisam do papel, até pela natureza do seu trabalho (ex.: advogados, departamentos jurídicos, departamentos financeiros), mas para a grande maioria das categorias profissionais, a eliminação do papel já é uma realidade possível (ex.: publicitários, administradores, consultores de RH, economistas).

Cabe salientar que a organização também deve ser aplicada em nossos computadores e tablets, agrupando os arquivos de forma que sejam facilmente encontrados. Essa organização pode ser por assunto/tema, por cliente, por tipo de atividade ou qualquer outro agrupamento que seja mais adequado à atividade da empresa.

Quando utilizamos a tecnologia e a organização (arrumação) em nosso benefício, podemos melhorar nossa qualidade de vida, reduzir despesas, aprimorar a inovação no trabalho e, principalmente, aumentar a satisfação das pessoas no ambiente de trabalho.